询价通知书是采购活动的载体
对于那些采购频率高，采购金额相对较小，采购量少、零星，货源充足，价格变化幅度小，在政府采购限额标准以下的采购项目而言，采购人通常是采用询价方式来采购。那么，询价通知书是由谁来定，这是个现实问题。从《政府采购法》第四十条规定来看，询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定，根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。由此可见，询价小组是询价通知书制作者和发出者。这是不容置疑的。
从采购实践来看，采购项目一般是由采购人委托采购代理机构来代理采购的。因而组织询价采购活动的是采购代理机构。那么作为询价活动的评审机构——询价小组，也是由采购代理机构来组建的。询价小组的工作条件和活动场所也是由采购代理机构来提供的。如此说来，询价通知书的制作和发出活动必然是由采购代理机构组织的，供询价小组使用，由询价小组向供应商发出的。
从采购需求来看，只有采购人提供了拟询价的货物的技术标准、规格、数量等采购需求实质性内容，采购代理机构才能进行询价采购。况且供应商是否符合相应资格条件是采购人说了算，也就是说，询价通知书的接收者和报价者是由采购人决定的，即使随机抽取不少于三家供应商参与询价，也在采购人确定的范围之内，而且询价小组是根据采购需求向供应商发出询价通知书的。归根到底，询价通知书还是由采购人来决定的。
总之，询价通知书应是采购代理机构根据采购人提出的采购需求制定的，进而组建询价小组，确定被询价的供应商，并由询价小组向其发出询价通知书。因此，询价通知书在不同时段由不同采购当事人决定，只是分工不同而已。询价通知书的内容由采购需求决定，应是由采购人来决定的。而询价通知书的制作者，则是采购人的委托代理人——采购代理机构。而询价通知书的使用者和发出者，则是询价小组。供应商依照询价通知书报价。询价小组根据各供应商的报价推荐成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。可见，询价通知书是询价采购活动的载体，起着保证询价采购活动规范有序地进行，架起采购人与供应商沟通的桥梁作用，其主要目的在于采购到符合质量技术要求的货物，满足好采购需求。
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