如何成功组织大型会议项目

　　明确目标
　　任何活动都有其目标，有的放矢才能收到事半功倍之效。中国信息协会成立以来，围绕信息化建设已成功组织了若干次大型国际研讨会，如“信息市场与国际合作研讨会暨展示会”（1994年），“政府与公共管理先进信息技术国际研讨会”（1996年），“现代信息服务业发展国际研讨会”（1997年），等。这些研讨会都有着共同的特点：与联合国有关机构共同组织，研讨内容是国际上共同关心的课题，带有一定的超前性，而且目标都很明确。
　　联合国与中国政府机构联合召开“网络经济与经济治理国际研讨会”，主要是基于以下几个背景：
　　1、网络经济迅猛发展，加速了全球化进程，并促进国际经济新秩序的产生；
　　2、网络经济对发展中国家和经济转轨国家而言是一把双刃剑，利用好了是极为难得的“数字机遇”，利用不好将出现不断扩大的“数字鸿沟”；
　　3、网络经济时代，国家经济运行和宏观调控环境、目标、手段都将发生革命性变化；
　　4、全球化与信息化加速发展，便全球经济治理面临一系列新的问题和挑战，需要寻求公平合理有效的解决方案。在这样的背景下，发展网络经济，缩小贫富差距，弥合数字鸿沟，建立共赢、公正合理的国际经济新秩序，就成了本次研讨会的主旋律。会前，联合国与中方主办单位明确了本次会议的基本目标：培训一批发展中国家和经济转轨国家中负责国民经济发展和宏观经济的高级政府官员；为他们提供所需的信息，以便他们能制订充分的计划来处理网络经济和经济全球化带来的影响并帮助他们抓住机遇以促进他们本国经济和社会的发展。
　　为实现这样的目标，设计了两个基本途径：一是研讨会采用论坛方式，使参会者可以从来自全世界网络经济和经济治理的国际专家那里获得知识和技能，并且互相交流关于网络经济和经济治理的理念、技术和管理方面的经验；二是将研讨会变成一个交流园地，讨论和比较各参会者所在国关于发展网络经济，有效进行经济治理和建立新的经济治理体制的政策和策略。换句话说，要从理论和实践两个方面进行深入探讨和交流。
　　联合国提出上述目标后，中国方面给予了认同。一方面，这也是中方所需要的；另一方面，中国可以通过这样的活动，进一步了解世界，也让世界进一步了解中国。
　　选准主题
　　目标定下来以后，主题的选择就显得十分重要了。
　　据联合国有关官员称，把网络经济与经济治理放在一起研究，并组织大型的国际研讨会，在国际上还是第一次。实际上，这个题目也是联合国方面提出来的。“网络经济”一词出现在互联网迅速发展之后，至今已是所有人都能耳熟能详了，但大家的理解和认识并没有达到统一。据担负本次研讨会现场网络报道的中国经济信息网的记者统计，会上专家们在使用“网络经济”一词时，前后共后近20种不同的解释。“经济治理”一词的出现则更晚一些，因为它是针对网络经济带来的一些新现象和新问题提出来的。其中有两个现象引起国际社会关注。一是爆发于1997年的亚洲金融危机，二是近年来日益显现的“数字鸿沟”问题。亚洲金融危机迫使人们寻求以下问题的答案：危机的出现是必然现象还是偶然现象？造成这类金融危机出现的因素还继续存在吗？有什么办法阻止类似事情的发生？谁来做？……显然，在网络经济条件下，靠一个企业、一个国家的自身努力和洁身自好是难以达到目标的，也没有哪一个国家能负得起这样的责任。于是，除了加强国家经济治理之外，全球经济治理的课题被提了出来。“数字鸿沟”问题更是一个难解之谜：“数字鸿沟”是否一定会出现？它对经济上业已存在的南北差距作用如何？后发优势能否抵消先发优势的先得之利？用什么办法可以消除和弥合这个鸿沟？ ……显然，这里也牵涉到国家经济治理和全球经济治理问题。
　　实际上，本次研讨会是联合国在致力于缩小数字鸿沟方面所做的诸多努力中的重要一环。从联合国经济和社会事务部支持与协调局政策协调处处长约翰·肖林克介绍中可以看到，这已经成为联合国的重要目标之一。1998年联合国大会将全球化和相互依赖问题提上它的议事日程。1999年12月联合国大会通过了一个决议——《联合国在全球化和相互依赖的环境下促进发展所扮演的角色》。2000年4月联合国在纽约总部召开了一个高层专家讨论会，提出要建立联合国的ICT（信息通信技术）工作组和信托基金。2000年9月，千年首脑会议签署了联合国经济和社会理事会的部长宣言，从而对ICT对发展的重要作用作出了更高级别的政治认可。之后，联合国秘书长成立了一个高级别的ICT问题顾问组，为正式成立ICT工作组做准备工作。该工作组的全部目标要坚决服从于千年峰会的目标，即在2015年将居住在贫困地区的人口数量减少一半。
　　经过认真的研究与思考，为实现既定的会议目标，决定以研究“网络经济与经济治理”为大会主题，并设立了五个相互关联的议题：
　　1、网络经济与经济全球化：全球网络经济发展现状、趋势和前景；网络经济的正面和负面效应；网络经济和经济全球化环境下的国家竞争力；伴随网络经济和经济全球化产生的新难题；从旧经济转向网络经济所需的领导。
　　2、网络经济与发展：网络经济给发展中国家与经济转轨国家带来的机遇与挑战；网络经济应具备的技术、基础设施、法规框架、财力和人力资源；发展网络经济和从旧经济转向网络经济过程中的政策和策略；发达国家在缩小网络经济与孤立经济差距中所起的作用。
　　3、网络经济与结构调整：网络经济时代的新兴产业和夕阳产业部门；网络经济时代中信息利用和知识创新的重要性；交互式多媒体产业在网络经济中扮演的角色；网络经济要求的商业转型和新型企业；国家宏观经济管理和结构调整的政策课题。
　　4、国家经济治理：中央政府在从旧经济到网络经济过渡时期所起的作用；网络经济对国家在经济治理方面自主权的影响；政府、企业和市场之间的新型关系；在网络经济环境下，强化国家的作用及设计和实施新经济治理体制的必要性；公共政策制订和经济治理执行方面的能力构建；公共政策制订和经济治理执行方面的能力构建。
　　5、全球经济治理：建立全球经济治理体制的必要性；全球经济治理体制的特点；全球公共政策的发展和形成；相关国际组织决策结构的民主化；联合国政府间机构在促进国家和全球经济治理中的作用。
　　找好主角
　　组织好一个大型研讨会，同组织好一个大型演出一样，主要演员的确定是十分重要的一环。本次研讨会在确立主要演员时也是颇费了一番脑筋的。
　　从论坛的角度看，强调共同参与、互动式的交流与沟通，因此与会者都既是演员又是观众，但毕竟有主次之分。大会指导委员会经过认真研究，确立了两类主要演员：联合国方面负责为每个专题找到一位在国际上有影响和声望的专家做专题报告；中方以主办单位领导为主做大会主旨发言。
　　由于网络经济与经济治理是两个互有关联的世界性的前沿问题，要想请到合适的主题报告人并不是一件容易的事。经过联合国方面的努力，最终确定由美国国际经济研究所高级研究员凯瑟琳·曼博士、瑞士圣加林大学教授比特·施密德博士、英国伦敦大学经济学院教授桑德普·卡普尔、美国南加州大学经济学院教授爱德华·劳勒Ⅲ、加拿大卡尔顿大学经济学院教授基斯？爱奇逊等分别围绕五个议题做专题报告。
　　中方主要演员的确定相对较容易些，因为从大会创意时起就考虑到了这一点——各主办单位主要领导出席会议并做主旨发言。中国经济的快速发展和信息化进程的加速推进引起了世界的普遍关注，其它发展中国家和经济转轨国家从中国学习经验比从发达国家学习会更有效，这就是为什么联合国要同中国联合开这次会的主要原因。因此，从一定意义上说，很多发展中国家的代表就是冲着学习中国的经验来的。所以，中方主要发言人及其发言内容的确定也同样十分重要。中方各主办单位的出场阵容是：国家发展计划委员会主任曾培炎的报告题目是《发展网络经济，加快信息化进程》，介绍了中国经济发展和信息化成就、“十五”信息化发展目标，强调要为信息化推进创造良好环境；
　　财政部部长项怀诚的报告题目是《中国财政与网络经济》，介绍了中国财政在支持网络经济发展中的五项政策措施；信息产业部部长吴基传的报告题目是《实现跨越式发展，迎接新世纪挑战》，介绍了中国改革开放以来信息产业快速发展的基本情况，指出随着新世纪的到来，中国信息产业将在现代化建设中发挥更大的作用；中国人民银行行长戴项龙的报告题目是《网络银行的发展与监管》，分析了网络信息技术迅猛发展给银行业带来的深刻变化，对网络银行的风险给予了高度重视，并提出了加强网络银行监管应遵循的一些基本原则；国家统计局局长朱之鑫的报告题目是《网络经济与中国统计》，重点介绍了我国统计系统的网络应用情况；北京市市长刘淇的报告题目是《建设“数字北京”，提高城市现代化水平》，介绍了北京信息化进展情况和“数字北京”基本框架。
　　对于如何加强网络经济条件下的经济治理，我国的研究也是刚刚起步。各主办单位借助这次研讨会在中国召开之际，都组织了相应的研究班子，专门研究这一问题，并起草好相应的报告，效果也十分显著。
　　开始正如后来会上所反映的那样：联合国经社理事会主席马丁·贝林加-埃伯托先生认为，对所有的发展中国家来说，中国的成功经验是值得研究和借鉴的。联合国经济与社会事务部跨区域高级顾问周宏仁博士认为，并不是所有的国家都能平等地分享到网络经济带来的好处，中国是能够利用后发优势实现跨越式发展的少数几个发展中国家之一。世界银行集团副行长、首席信息官穆罕默德。穆兴先生认为，这次会议选定在世界上发展速度最快的中国举行是非常合适的。中国对因特网和其它信息技术工具的重视程度和深度将成为我们大家的一种重要教益。
　　由于这次会的重要性，联合国和中国政府方面都给予了格外重视。国务院总理朱镕基、联合国秘书长安南为大会发来贺信；联合国副秘书长德塞因故不能出席，专门制作了录像讲话在大会上播放；国务院副总理温家宝、联合国经济理事会主席马丁·贝林加-埃伯托、世界银行副行长穆罕默德·穆兴等出席会议并作重要讲话。
　　精心组织
　　确定主要发言人后，还有两个主要工作要做：一是组织参会者，二是落实发言内容。
　　由于这次会议的定位是高层论坛，讨论的又是超前性的理论前沿问题，开始时我们也担心组织参会者会遇到难题。但这样的会无论从国际还是从中国看，又十分重要，所以还非得这样不行。按照大会指导委员会的要求，会议的规模不宜太大，以200人以下为宜。这次会形式上看有浓厚的政府色彩，但在组织落实上并没有采用政府会议的办法，而完全采用了市场运作模式。因此，对能组织到多少人到会，心里真的没有底。整个会议的前期准备用了近一年的时间，大部分都用在了内容的组织设计和落实上了，等到组织参会人员时时间已经不多了。值得欣慰的是，正是由于在内容上下了大功夫，在组织参会人员时倒显得不怎么费力了。二轮通知下发后，报名参会人员很快达到既定目标，后来不得不做一些限制，但最后还是突破了300人。其中，在联合国和中方各主办、承办单位的共同努力下，邀请到了30多个国家的高级政府官员出席会议，其中部长级以上官员33人。
　　内容的组织一直到会议前几天才算初步完成，其标志就是论文集印出来。在两天的会议中，大会和分组会共安排有50多人作重点发言。由于会上时间有限，为使会议内容更加丰富，会前做了扎实的论文征集工作（包括发函、报刊广告、网络征集等），并成立了专门的专家组进行组织和筛选，最后从大量的征文中遴选出近70篇收入会议论文集，提供给每一个参会者。在这一过程中，有大量的繁琐而重要的工作要做。
　　小结：由于重视内容组织，使整个会议显得扎实有效，体现了“三个结合”的特点。一是政府官员、专家学者、企业代表相结合，多角度、多层次切磋、交流，有利于把问题引向深入；二是经济与信息相结合，反映出新经济条件下社会和经济发展的特点；三是宏观与微观相结合，企业、国家、世界的经济与治理连在一起研讨。与会代表认为，会议主题把握了世界经济发展的走向，有现实性和前瞻性；内容广泛、丰富，有启发性；达到了交流情况和观点、共享经验和知识、促进相互了解和加强合作的目的。
　　联合国经社理事会主席埃伯托（喀麦隆人） 会后说：“这次研讨会开得很好，中国了不起，60年代中国支持和帮助非洲解放，没有中国就没有非洲的今天。希望中国一如既往帮助非洲度过信息革命，缩小同发达国家之间的数字鸿沟。”荷兰、加拿大、俄国、拉脱维亚等国代表对会议赞不绝口，他们大多数第一次来中国，认为中国经济发展快、商品丰富、会议组织得好，很多地方出乎他们的想象。哥伦比亚发展部副部长、阿联酋信息总局副秘书长、巴基斯坦信息技术委员会委员兼秘书长等代表回国后还来信致谢。因为内容新颖、丰富，本次会议也受到国内媒体广泛关注，人民日报、经济日报、光明日报、科技日报等40余家报刊以显要位置刊登了20多万字的报道和稿件，中经网现场发稿50多篇，中央电视台4个频道先后对会议进行报道，其中《中国报道》还制作了半小时的专题节目。由此，我们可以得出结论，要想使研讨会有效、有用、有意义、使人受益、让人回味无穷，必须要有好内容，并精心组织。